Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit einem Arbeitsauftragssystem
Geben Sie Ihren Kollegen im Außendienst die Werkzeuge, um Arbeitsaufträge effizient zu verwalten. Mit der Work-Order-Funktion in Lime CRM können Sie Arbeitsaufträge direkt aus Aufgaben erstellen und an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Dokumentation und Berichterstattung erfolgen dabei bequem über das Smartphone.
Mit der Work-Order-Funktion in Lime CRM wird der gesamte Arbeitsprozess in einem einzigen Tool verwaltet, sodass keine Aufgaben übersehen werden.
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag enthält Anweisungen zur Durchführung einer Aufgabe. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu Ort, Zeit, Umfang, Erwartungen und der Person, die die Arbeit ausführen soll.
Mit einem digitalen Arbeitsauftragssystem wird alles online abgewickelt. Arbeitsaufträge können erstellt, geteilt und verwaltet werden, ohne dass Außendienstmitarbeiter physische Unterlagen mit sich führen müssen.
Ein mobiler Arbeitsauftrag optimiert und automatisiert die Verwaltung von Aufgaben für Techniker, Installateure, Reparaturkräfte und Vertriebsmitarbeiter. Kunden erhalten schneller Hilfe, und Berichte können direkt im System erstellt werden, was Zeit spart und den Prozess effizienter macht.
Wofür kann ein Arbeitsauftragssystem genutzt werden?
Von Technikern bis hin zu Außendienstmitarbeitern – ein Arbeitsauftragssystem kann für viele wichtige Aufgaben eingesetzt werden. Hier sind 6 gängige Beispiele:
- Wartung und Reparatur von Geräten: Ein Arbeitsauftragssystem ist unverzichtbar für Unternehmen, die Wartungs- oder Reparaturarbeiten durchführen. Techniker können nicht nur Arbeitsaufträge abschließen und dokumentieren, sondern auch detaillierte Informationen wie Wartungshistorien und Anleitungen direkt im System einsehen.
- Installation neuer Systeme und Produkte: Egal ob Solaranlagen, Heizsysteme oder Kaffeemaschinen – ein Arbeitsauftragssystem vereinfacht den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. Schritt-für-Schritt-Anleitungen unterstützen Techniker bei der ordnungsgemäßen Durchführung der Installation.
- Fehlerbehebung und Notfallreparaturen: Für betriebswichtige Maschinen oder Systeme kann es entscheidend sein, Arbeitsaufträge schnell zu erstellen und zu verteilen, damit Techniker ohne Verzögerung mit der Fehlerbehebung beginnen können.
- Laufender Support und Serviceverträge: Unternehmen, die kontinuierlichen Support und Serviceverträge anbieten, können Kundenanfragen mithilfe von Arbeitsaufträgen einfach verfolgen und bearbeiten.
- Ressourcenplanung und Terminierung: Nutzen Sie das Auftragssystem, um Aufgaben zu planen und an Außendienstmitarbeiter zu verteilen, damit die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
- Dokumentenmanagement: Arbeitsaufträge können für die Dokumentation von Informationen zu Aufgaben verwendet werden, um Berichte zu vereinfachen und Berichte direkt an Kunden zu senden.
So optimiert Lime CRM die Verwaltung von Arbeitsaufträgen
Lime CRM ist ein flexibles CRM-System, das alle Abteilungen Ihres Unternehmens mit dem Kunden im Mittelpunkt verbindet. Mit der Work-Order-Funktion in Lime CRM erhalten Sie einen einfachen und nahtlosen Workflow für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen in einem einzigen System.
So sieht ein typischer Workflow mit der Work-Order-Funktion in Lime CRM aus
- Eine neue Aufgabe wird in Lime CRM erstellt. Sie können die Arbeitsaufträge entweder direkt einem Mitarbeiter zuweisen, einer Gruppe zur Verfügung stellen, in der Mitarbeiter die Aufgaben selbst auswählen, oder das System die Aufgaben automatisch verteilen lassen.
- Der Arbeitsauftrag wird an den entsprechenden Außendienstmitarbeiter gesendet.
- Der Mitarbeiter erhält den Arbeitsauftrag direkt auf seinem Mobilgerät.
- Der Mitarbeiter führt die Aufgabe aus, ergänzt gegebenenfalls Protokolle, aktualisiert den Status auf „abgeschlossen“ und fügt weitere relevante Informationen hinzu, z. B. Fotos für die Dokumentation.
- Die ursprüngliche Aufgabe wird automatisch mit allen Informationen aus dem Arbeitsauftrag aktualisiert.
Leistungsstarke Funktionen für Ihre Arbeitsaufträge
Ressourcenzuweisung
Eine einfache Möglichkeit, Arbeitsaufträge an verfügbare Mitarbeiter zu verteilen.
Arbeitsauftragsliste
Eine farbkodierte Prioritätenliste bietet eine visuelle Übersicht für Außendienstmitarbeiter.
Dokumentation
Dokumentieren Sie alles direkt im Arbeitsauftrag. Fotos können mit wenigen Klicks hinzugefügt und gespeichert werden.
Kartenansicht
Zeigen Sie mehrere Arbeitsaufträge auf einer Karte an oder öffnen Sie die Adresse eines einzelnen Auftrags direkt in Google Maps.
Protokolle
Ein benutzerfreundliches Protokoll-Tool sorgt dafür, dass Aufgaben korrekt ausgeführt und einheitlich dokumentiert werden.
Zeit- und Materialerfassung
Protokollieren Sie Arbeitszeit und verwendetes Material direkt im Arbeitsauftrag, um die Abrechnung zu vereinfachen.
Arbeitsaufträge terminieren
Sparen Sie Zeit durch automatisch wiederkehrende Arbeitsaufträge basierend auf Verträgen oder laufender Wartung.
Ressourcenplaner
Ein visuelles Tool ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Case: Veidekke und Lime CRM
Als Veidekke ein System für die Aufgabenverwaltung suchte, fiel die Wahl auf Lime CRM. Heute wird das System von Servicetechnikern, Subunternehmern und Projektleitern gleichermaßen genutzt.
Ein klarer Vorteil des Systems: Aufgaben werden schneller erledigt, da Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und wann es erledigt werden muss. Die Work-Order-Funktion sorgt dafür, dass Arbeitsaufträge sowohl intern als auch extern nahtlos verwaltet werden können.
Arbeitsaufträge und Aufgabenverwaltung vereinen
Kunden über den Status ihrer Aufgaben auf dem Laufenden zu halten, ist entscheidend für eine höhere Kundenzufriedenheit. Durch die Integration von Arbeitsaufträgen mit der Aufgabenverwaltung in Lime CRM erhalten Kunden automatische Updates – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Für Unternehmen, die Protokolle in ihren Arbeitsaufträgen verwenden, kann eine Integration automatisch einen zusammenfassenden Bericht an den Kunden senden, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.
Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über die Optimierung Ihres Kundenservices mit einem ticketsystem.
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