5 helppoa askelta tehokkaaseen tapaamisten varaukseen

Etsi uusia asiakkaita suoraan CRM:stä

Kuka ostaa tuotteitasi ja palveluitasi? Jos sinulla on vastaus, on helppo laatia listoja potentiaalisista asiakkaista. Sinun tarvitsee vain asettaa CRM-järjestelmään tietyt kriteerit. Yksinkertaisen haun avulla voit yhdistää kriteerisi yritystietoihin ja löytää oikean yrityksen lisäksi myös oikean henkilön.

Tapaamisten tehokas varaaminen edellyttää, että sinulla on aina valmis lista, josta voit soittaa. Luettelo voidaan määritellä tietyn maantieteellisen alueen, toimialan, nimikkeen tai minkä tahansa muun liiketoimintakriittisen kriteerin perusteella, joka vastaa ihanneasiakastasi. Tärkeintä on, että myyntitiimi käsittelee järjestelmällisesti kaikki prospektit, jotta saavutetaan mahdollisimman monta potentiaalista asiakasta.

Miksi on tehokkaampaa segmentoida lista eri kriteerien perusteella? Se johtuu siitä, että kukin tapaamisen varauksen tekijä tai myyjä voi valmistautua tiettyyn asiakasryhmään liittyviin haasteisiin ja tilanteisiin. Selitämme nyt, miten kaikki liittyy toisiinsa!

Asiantunteva tapaamisen varaus, joka vastaa asiakkaiden tarpeita

Asetu asiakkaan asemaan: saat puhelun myyjältä, joka haluaa varata tapaamisen. Mikä ratkaisee, hyväksytkö ehdotuksen? Se riippuu tietysti siitä, uskotko, että tapaaminen voi ratkaista haasteen tai ongelman. Tämän vuoksi tarveanalyysi on erityisen tärkeä tapaamisten varaajille, jotka tekevät usein kylmiä puheluita.

Kun työskentelet segmentoitujen listojen kanssa, on helpompi tehdä tarkka tarveanalyysi. Tämä tapahtuu listaamalla yhteiset tekijät kaikille luettelon vastaanottajille. Voit esimerkiksi käyttää soittamiseen listaa, joka sisältää:

• Toiminnan johtajat
• Yksityisissä yrityksissä
• Joiden liikevaihto on 50–100 miljoonaa euroa vuodessa
• Sijaitsee Uusimaalla
• Toimivat energia-alalla

Pidä ensimmäisiä haastatteluja tilaisuutena esittää kysymyksiä tarvekartoituksestasi. Mitä paremmin ymmärrät asiakasta, sitä helpompaa on esittää tarjous, joka tuottaa asiakkaalle lisäarvoa. Tämä johtaa meidät prosessin seuraavaan vaiheeseen: käsikirjoituksen ja todella hyvän myyntipuheen kehittämiseen.

Miksi tapaamisten varaaja tarvitsee käsikirjoituksen kylmäpuheluita varten?

Kirjoita käsikirjoitus myyntipuhelua varten. Kuvittele asiakkaan vastaväitteet ja kirjoita vasta-argumentit ylös. Myyntikäsikirjoituksen käyttäminen ei tarkoita ääneen lukemista puhelimessa. Ei, tärkeintä on se henkinen prosessi, jonka käyt läpi tapaamisten varaajana. Henkinen valmistautuminen kysymyksiin ja vastaväitteisiin on tehokas tapa vastata asiakkaalle ja antaa oikea vastaus.

Myyntikäsikirjoituksessasi asetat suuntaviivat ja asialistan sille, mihin haluat viedä keskustelun. Yksi asia on nimittäin varma: sinun on autettava asiakasta tunnistamaan tarpeensa ja esitettävä houkutteleva ratkaisu. Myyntikäsikirjoituksesi tarkoituksena on vastata asiakkaan tarpeisiin ja harjoitella myyntipuheesi niin, että osaat sen ulkoa. Vain silloin voit huokua itsevarmuutta, joka on ratkaiseva tekijä menestyksekkäässä myynnissä.

Harjoittele käsikirjoitusta mieluiten kollegan tai myyntivalmentajan kanssa, joka voi esittää vastakysymyksiä. Kun soitat kylmiä puheluita, pysähdy silloin tällöin ja arvioi myyntikäsikirjoitustasi: mikä toimii ja mitä osia voisit parantaa?

Nosta puhelin käteen ja varaa seuraava tapaaminen

Olet laatinut luettelon yrityksen tiedoista, tehnyt tarvekartoituksen ja kirjoittanut myyntikäsikirjoituksen. Nyt on aika tarttua puhelimeen ja varata tapaaminen! Se kuulostaa helpolta, mutta maksimoit tuloksesi kolmella yksinkertaisella niksillä:

1. Päätä, kuinka monta puhelua soitat tai kuinka monta tapaamista varaat. Asettamalla selkeät tavoitteet varmistat, että myyntiputkesi täyttyy jatkuvasti pätevien liidien tasaisella virralla.
2. Käytä parasta hymyäsi. Kun hymyilet, endorfiineja vapautuu, mikä saa sinut rentoutumaan. Näin on helpompi säilyttää keskustelun aikana äänensävy, joka on positiivinen ja uskottava.
3. Etsi asiakasarvoa jokaisessa keskustelussa. Sinun tehtäväsi on varata mahdollisimman monta tapaamista. Samaan aikaan me molemmat tiedämme, että kaikki potentiaaliset asiakkaat eivät suostu. Motivaation säilyttämiseksi voi auttaa näkemään, että voit edelleen luoda asiakkaalle arvoa, vaikka puhelut olisivat negatiivisia.

Arviointi on tärkeä osa laadukasta tapaamisen varausta

“Vain tee se” on hyvä motto, kun on kyse tapaamisten varauksesta, mutta pitkällä aikavälillä kannattaa arvioida myyntitekniikoita ja sitä, mikä todella tuottaa tuloksia. Varattujen tapaamisten määrän lisäksi tärkeää on myös niiden laatu. Kahdenkymmenen tapaamisen varaaminen, jotka eivät johda liiketoimintamahdollisuuteen, on paljon pahempi vaihtoehto kuin viisi tapaamista, jotka kaikki vievät myyntiprosessia eteenpäin.

Mikä on osumaprosenttisi tapaamisten varaamisessa?

Jos olet valmistautunut kaikkien vaiheiden mukaisesti, voit ylpeänä suoristaa selkääsi. Olet nyt luonut parhaat mahdolliset olosuhteet lisätäksesi varaamiesi tapaamisten osumaprosenttia. Haluatko tietää osumaprosenttisi? Näin se lasketaan:

Tehtyjen puhelujen määrä / varattujen tapaamisten määrä = varattujen tapaamisten osumaprosentti

Jos soitat 100 puhelua ja varaat 10 tapaamista, osumaprosenttisi on 10 %. Onko se hyvä vai huono asia? Vertaile itseäsi tiimisi tapaamisten varaajiin ja pyri nostamaan osumaprosenttiasi. Kokouksia on kuitenkin pidettävä myös liiketoiminnan edistämiseksi, mikä johtaa seuraavaan kysymykseen.

Kuinka moni varatuista tapaamisista toteutuu?

Ajan varaaminen ei ole asiakkaalle liian suuri uhraus. Näin ollen on olemassa riski, että tapaaminen siirtyy ja varataan uudelleen ja pahimmassa tapauksessa se perutaan. Tapaamisten varaajille tärkeä suorituskykyindikaattori on siis toteutuneiden tapaamisten määrä. Se, että tapaamisia jää väliin, ei välttämättä johdu siitä, että olet tehnyt huonoa työtä tapaamisten varaajana. On myös tärkeää tarkastella koko prosessia:

• Saako asiakas selkeän vahvistuksen varatuista tapaamisista?
• Lähetätkö muistutuksen ennen tapaamista?
• Onko agenda ja tapaamisen tarkoitus asiakkaalle selkeä?

Jos vastaus näihin kolmeen kysymykseen on kyllä, sinulla on ainakin hyvät mahdollisuudet varata tapaamisia, jotka tuottavat liiketoiminnallista arvoa.

Arvioi, mikä päivä ja kellonaika toimii

Yleisesti sanotaan, että parhaat päivät myyntitapaamisille ovat tiistai, keskiviikko ja torstai, mutta tämä eivät välttämättä pidä paikkaansa omalla toimialallasi. Onko olemassa kellonaikoja, jotka toimivat sinulle paremmin? Uskalla arvioida ja tarkentaa tapaamisten varausstrategiaasi maksimoidaksesi tuloksesi.

Käytä CRM:ää seurataksesi tapaamisten varaamisen suorituskykyä

Lime CRM:n avulla on helppo arvioida ja tarkentaa tapaamisten varausstrategiaa. Myyntivalmentajana voit asettaa tiimi- ja yksilötasolla KPI:t, jolloin on helppo tukea jokaista tapaamisten varausten tekijää parhaalla mahdollisella tavalla.

Muista, että motivaatio ja hyvä mieli ovat lyömätön menestysresepti tapaamisten varaajana!