Zo schrijf je een offerte die je hitrate verhoogt

Vind de juiste offertesjabloon voor jouw deal

Offertesjablonen voor allerlei soorten deals zijn slechts een paar zoekopdrachten van je verwijderd. Welke werken, en welke moet je juist niet gebruiken? Dit zijn enkele vragen die je helpen de juiste te vinden.

• Verkopen jullie diensten of producten?
• Verkopen jullie diensten die lager belast zijn?
• Gebruiken jullie één of meerdere belastingtarieven die gespecificeerd moeten zijn?
• Wat zijn jullie betalingsvoorwaarden en/of betalingsopties?

Je aanbod bepaalt wat er in de offerte moet staan. Als je een kant-en-klaar offertesjabloon gebruikt, moet je er ook voor zorgen dat deze wordt bijgewerkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Dit geldt vooral als de offerte algemene gebruiksvoorwaarden bevat, aangezien een offerte een bindende overeenkomst is voor beide partijen. Met een CPQ add-on voor je CRM-systeem kun je je offertes makkelijk up-to-date houden met de laatste, benodigde informatie.

Vul de offerte met de juiste inhoud

Een offerte kan één of meerdere pagina’s lang zijn, het belangrijkste is dat de klant duidelijk begrijpt wat je aanbiedt en tegen welke prijs. Je offerte moet makkelijk te vergelijken zijn met andere offertes. Er zijn geen wettelijke vereisten voor wat een offerte moet bevatten, maar je vergroot je kansen op een deal als de inhoud aan bepaalde normen voldoet.

Je offerte moet altijd het volgende bevatten:

• naam van het bedrijf of van de verkoper
• beschrijving van het product of dienst die geleverd gaat worden
• prijs en eventuele kortingen
• specifiek btw- en belastingtarief
• datum van de levering
• voorwaarden voor levering en betaling
• geldigheidsduur van de offerte.

Naast het aanbod zelf, voegen veel bedrijven een pagina toe over zichzelf als afzender. Ook als de offerte een kleine dienst of product betreft, is dit een mooie gelegenheid om kort te beschrijven welke diensten je de klant in de toekomst nog meer kunt bieden.

Verpak de informatie in jullie eigen grafische design. Dan is het meteen duidelijk wie de afzender is, wat vooral belangrijk is in competitieve situaties. Maar hoe schrijf je een duidelijke offerte?

Zo schrijf je een offerte die gelezen wordt

We hebben allemaal weleens een offerte ontvangen waarvan de eerste drie pagina’s uit upselling bestaan of waarop wordt uitgelegd hoe enorm capabel de leverancier is. Dat is natuurlijk fijn om te weten, maar voor een potentiële klant kan het ook als overbodig of opdringerig worden ervaren.

Een goede offerte is duidelijk

Je offerte moet op een eenvoudige manier aan de klant laten zien wat je aanbiedt en tegen welke prijs. Als je pakketoplossingen verkoopt, is het natuurlijk belangrijk om de klantwaarde en USP’s (Unique Selling Points) te benadrukken, zodat de klant gemakkelijk kan vergelijken en kan zien dat je meer en beter levert dan de concurrentie.

… de verkoop

De verkoop eindigt niet zodra je de telefoon hebt opgehangen of de vergaderruimte hebt verlaten. Je offerte moet zo zijn geschreven dat de klant je diensten wil blijven gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met iets dat opvalt: “Onze oplossing X heeft onze klanten een besparing van meer dan 15 procent op hun bedrijfskosten opgeleverd”. Durf op te vallen – dan zal de klant zich jou herinneren.

… ga uit van het perspectief van de klant

Welke vragen heeft de klant in dit stadium? Zorg ervoor dat je ze beantwoordt in de offerte. Beschrijf hoe je oplossing waarde creëert voor de klant en waarom jullie een betere keuze zijn dan jullie concurrenten. Het gaat er niet om dat je een ander zwart maakt, maar dat je jullie eigen sterke punten benadrukt. Hebben jullie een geweldige supportafdeling? Vertel waar de klant hulp bij kan krijgen. Voeg ook één of meerdere citaten uit referenties toe aan de offerte om je argumenten kracht bij te zetten.

… en niet té lang

De specificatie en jullie aanbod in de offerte moeten niet te lang en onoverzichtelijk worden. De pagina waarop de aanbieding staat moet, in de meeste gevallen, niet langer dan een A4’tje lang zijn. Naast de specificatie bevatten de meeste offertes een beschrijving van jullie bedrijf, eventuele contractvoorwaarden, een pagina over diensten of producten met referenties en natuurlijk een mooi voorblad. Houd de pagina’s luchtig en gebruik een lettergrootte die geen vergrootglas vereist bij het lezen.

Je weet toch dat je in Lime CRM toegang hebt tot meerdere offertesjablonen zonder extra kosten? Klaar om te downloaden, aan te passen naar jouw aanbieding en om direct vanuit het systeem naar de klant te worden gestuurd.

Lees je offerte door voordat je hem verstuurt

Lees je offerte door: Is de informatie relevant? Dat is de allerbelangrijkste vraag. Wanneer je een offerte schrijft, wil je uitgaan van het perspectief van de klant. Wat zijn de behoeftes van de klant en hoe kunnen jullie hierin voorzien?

Wanneer je alle bovenstaande punten hebt gecheckt en een offerte hebt opgesteld die duidelijk en verkopend is en geschreven is vanuit het perspectief van de klant – zonder te lang te zijn – is het tijd om hem nog één keer door te lezen.

Slordigheids- en grammaticafouten geven een slechte indruk. Je kunt ze gemakkelijk tackelen met een simpel tekstverwerkingsprogramma. Of laat een collega de offerte nog even doorlezen voordat je op “verzenden” klikt. Niemand wil een deal mislopen vanwege slordigheden!

Wanneer de klant “ja” zegt, is de offerte een bindende overeenkomst

Je offerte is nu naar de klant verstuurd. In de meeste gevallen zijn er nu drie opties:

1. “Ja” De klant accepteert de offerte, dit wordt een zuivere aanvaarding genoemd.
2. “Misschien” De klant accepteert de offerte met een aantal wijzigingen die de klant zelf in een tegenvoorstel stuurt. Dit wordt een aanvaarding onder voorbehoud genoemd.
3. “Nee” De klant wijst de offerte af.

Bij een zuivere aanvaarding of een aanvaarding onder voorbehoud wordt de offerte een bindende overeenkomt. Een mondelinge aanvaarding wordt in de meeste branches ook als bindend beschouwd. Als de klant de offerte afwijst, is de overeenkomst niet bindend.

In het belang van alle partijen raden we aan om na goedkeuring van de offerte alsnog om een schriftelijke reactie of aanvulling met een overeenkomst te vragen. Overeenkomsten bevatten vaak meer gedetailleerde voorwaarden dan de offerte en moeten digitaal of schriftelijk worden ondertekend.

Met een elektronische handtekening hoef je de offerte alleen maar door te sturen naar de klant. Je ontvangt een bericht zodra de offerte is ondertekend, het document wordt opgeslagen in Lime CRM en de klant krijgt een kopie opgestuurd. Het is eenvoudig, tijdbesparend en bovenal veilig!

Begin vandaag nog met het versturen van betere offertes

Met behulp van een CPQ add-on voor je CRM-systeem kun je makkelijk mooie en verkopende offertes creëren. CPQ staat voor Configure Price Quote en is een systeemoplossing voor het genereren van offertes. Met CPQ kun je tijd besparen bij het opstellen van offertes en kun je makkelijk foutloze offertes creëren. Met Lime CRM en CPQ krijg je een compleet systeem dat je helpt je verkoop efficiënter te maken, zodat je consequent meer deals kunt sluiten.

Wil je meer weten over hoe CPQ je kan helpen om betere offertes te krijgen?