3 måter å jobbe smartere med arbeidsordrehåndtering
I bransjer som eiendom, maskiner og energi er arbeidsordrehåndtering en del av den løpende virksomheten. Den fyller en viktig funksjon for å avklare hvilket arbeid som skal utføres, av hvem, når og hvordan. Uansett om det er en arbeidsordre for en maskin som må kontrolleres, eller om eiendomsforvalteren trenger å håndtere en innkommende feilrapport, må all informasjon være tilgjengelig for personen som skal utføre arbeidet.
Som en reaksjon på de utfordringene som tradisjonell arbeidsordrehåndtering innebærer, for eksempel tidkrevende papirarbeid og ineffektiv ressursstyring, har flere aktører gått over til digital arbeidsordrehåndtering. Å stole på en arbeidsordrehåndtering som består av papir, penn og Excel innebærer mye risiko der både sikkerheten kompromitteres og det oppstår informasjons gap. I dag handler arbeidsordrehåndtering ikke lenger bare om å sikre at arbeidet utføres, men også om hvordan det kan styrke samarbeidet mellom kontor og felt, og skape en bedre serviceopplevelse for kundene. Dette kalles ofte field service management og handler om å effektivisere og optimalisere prosesser rundt levering og administrasjon av felttjeneste.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hva digital arbeidsordrehåndtering er – og løfter frem tre måter for hvordan det kan skape merverdi i virksomheten og for kundene.
Hva innebærer digital arbeidsordrehåndtering?
En arbeidsordre inneholder alle detaljene som trengs for en jobb som skal utføres. Begrepet er mye brukt i bransjer som eiendom, maskinservice og energi, der arbeidsorden ofte refererer til reparasjon, vedlikehold eller installasjon. Arbeidsordrehåndtering henviser til hvordan denne arbeidsprosessen håndteres. Vanligvis sørger en arbeidsleder for at arbeidsorden har all nødvendig informasjon; hva som må gjøres, hvilke materialer som skal brukes, når det må gjøres og hvem som gjør jobben. Hvis oppdraget krever at ordren utføres i henhold til spesielle sikkerhetsforskrifter, må denne informasjonen inkluderes i arbeidsorden. Arbeidsorden blir deretter tildelt feltarbeideren som skal utføre oppdraget. Med digital arbeidsordrehåndtering kan denne arbeidsprosessen styres gjennom et enkelt system der all viktig informasjon er samlet, og som med fordel kan brukes fra både datamaskinen, nettbrettet og mobiltelefonen. God arbeidsordrehåndtering muliggjør dermed en organisert og mer effektiv arbeidsflyt mellom kontorer og felt.
3 måter å skape merverdi gjennom digital arbeidsordrehåndtering
Vi trekker frem tre måter digital og moderne arbeidsordrehåndtering kan skape merverdi for både virksomheten og kundeopplevelsen.
1. Lett tilgjengelig informasjon – hele tiden!
En av farene ved utilstrekkelig håndtering av arbeidsordre er at det lett kan dannes informasjonssiloer internt. Det er ikke en morsom opplevelse for vaktmesteren hvis han eller hun får en bunke arbeidsordre og oppdager at viktig informasjon mangler. Det samme gjelder kunden som vil ha status på saken sin, men som blir sendt rundt i en evighet, fordi ingen har gode svar. Det blir mildt sagt en dårlig opplevelse for alle involverte.
Digital arbeidsordrehåndtering tar sikte på å rette opp unødvendige informasjonsfeil. Når arbeidsorden håndteres digitalt, kan både veileder og feltarbeider sikre at all nødvendig informasjon er tilgjengelig – og begge parter kan følge saken i sanntid. Det blir lettere å gi tilbakemeldinger til kundene, feltarbeiderne vet hva de skal gjøre, og arbeidslederen får bedre oversikt.
2. Gi kundene en bedre opplevelse
Det er ikke mulig å stikke under stolen at kunder liker god service, men i takt med utvikling av ny teknologi skapes også nye forventninger og krav blant kundene. Forvfentninger om enda raskere service, statusoppdateringer og muligheter til å påvirke hvor og hvordan tjenesten skal leveres. Hvis man som bedrift kan innfri disse forventningene, eller til og med overgå dem, finnes forutsetninger for å skape fornøyde og lokale kunder som blir værende – noe som kan være avgjørende når markedet endrer seg.
Gjennom å heve kvaliteten på hver arbeidsordre og sikre at ressursene brukes på den beste måten, blir arbeidsflyten betydelig mer produktiv og effektiv. Kundene kan få hjelp raskere og få en bedre og mer profesjonell serviceopplevelse. I tillegg er det enkelt å vise at du bryr deg om kundene dine ved å sørge for at de mottar kontinuerlige statusoppdateringer.
3. Arbeide mer proaktivt
Med all informasjon i ett og samme system blir det lettere å ta beslutninger basert på fakta, og ikke magefølelse. Er dette 20. gangen den samme feilen oppstår i eiendommen sør for byen? Hvilke saker tar vanligvis lengre tid og hvilke ressurser jobber i området?
Ved å ha kontroll over arbeidsflyten helt fra start, er det mulig å jobbe mer proaktivt og sette ressursene der de kommer mest til nytte. Krever en viss type maskin tilsyns- eller vedlikeholdsarbeid minst en gang i måneden? Skap automatiserte arbeidsordrer slik at dere kan planlegge i forkant hvem som skal gjøre hva, og oppretthold kvaliteten gjennom å lage sjekklister som må krysses av i arbeidsorden slik at de riktige tingene blir gjort. Bruker du arbeidsordrehåndtering direkte i et CRM-system, får du også all annen kundeinformasjon tilgjengelig på ett sted, med all historikk fra tidligere saker.
Les mer:
Oppsummering
Digital arbeidsordrehåndtering hjelper ikke bare virksomheten med å lage arbeidsordre med høyere kvalitet, men muliggjør også en bedre kobling mellom arbeidsledere, feltarbeidere og kunder.
Med mer effektiv ressursplanlegging og all informasjon tilgjengelig på samme sted, er det mulig å bruke ressursene på en bedre måte, hvor både tid og penger kan spares, og dere kan bevise for kundene hvordan man leverer virkelig god kundebehandling.
Lime Work Order er det beste av to verdener: Styrken og fleksibiliteten i Lime CRM, kombinert med arbeidsordrestyring for sømløse prosesser. Alt i et system for å forenkle hverdagen din.
Hva venter du på?
Det er ingen tid å miste! La oss finne løsningen som hjelper deg med å skaffe flere kunder og gjøre eksisterende kunder til lojale ambassadører i dag.