5 måter å forbedre effektiviteten med field service management

Hva er field service management?

Mange organisasjoner trenger å administrere et team som inkluderer serviceteknikere og feltarbeidere, som opererer sammen og utfører komplekse oppgaver. Prosjekter inkluderer mye informasjon som må logges, overvåkes og lagres. Det er en stor risiko for feil hvis disse oppgavene utføres manuelt. Feltserviceadministrasjon er kunsten å effektivt administrere arbeidsstyrken både på kontorer og ute i felten. Denne støttes ofte  av en field service management software.

En sofistikert programvare for feltserviceadministrasjon hjelper og automatiserer mye av prosessen rundt prosessen med å utføre et prosjekt, en tjeneste eller en vedlikeholdsjobb fra start til slutt.  En nettbasert programvare gir også feltarbeidere mobil tilgang til å se og logge viktig informasjon og kan derfor muliggjøre kommunikasjonen mellom serviceteknikere og feltarbeidere enklere.

Hvordan få en mer effektiv field service management process?

Det første trinnet for å forbedre feltservice-administrasjonen er å bli digital og bruke programvare for å administrere prosjekter og tjenester ute i felten. Å digitalisere og automatisere deler av prosessen reduserer risikoen for feil og sparer tid for alle involverte parter. Men det å ha en programvare på plass garanterer ikke automatisk suksess – du må bruke den effektivt for å få de beste resultatene.

1. Spor viktige KPI-er for å måle effektiviteten

Viktige KPI-er som er verdt å måle, kan variere fra organisasjon til organisasjon, og det er viktig å identifisere variabler som viser effektiviteten i nettopp dine prosesser. I de fleste feltservicearbeid er det imidlertid to KPI-er som er verdt å spore, first time fix rate og reparasjonstid.

First time fix rate antyder hvor stor prosentandel av service- eller vedlikeholdsjobber som blir løst ved første besøk. Denne KPI-en kan forbedres ved å tildele jobben til riktig person og gi dem tilstrekkelig informasjon og verktøy til å kunne fikse problemet ved første besøk. Når denne forbedres, vil det gi  bedre kundetilfredshet og reduserte kostnader.

Reparasjonstiden måler hvor lang tid en vedlikeholdsjobb eller en service tar fra problemet oppstår til det er løst. Dette måler effektiviteten i hele prosessen, og hvis den forbedres, vil du mest sannsynlig spare ressurser.

2. Automatiserte oppgaver minimerer manuelt arbeid

Å skrive inn informasjon for en arbeidsordre manuelt, for eksempel kundeinformasjon, oppgavebeskrivelse, tid samt tildele jobben, tar tid skaper risiko for menneskelige feil. Denne informasjonsflyten kan automatiseres ved å integrere strømmen av serviceforespørsler med field service management-systemet ditt. Ikke bare kan deler av arbeidsordredistribusjonen automatiser, men rapporter og oppsummeringer kan skapes automatisk. På den måten blir det lett å analysere hvor lønnsomme servicejobbene er for bedriften din.

Veidekke, som er et selskap i byggebransjen, har Lime Work Order integrert i Lime CRM-systemet sitt for å minim administrativt arbeid og for å optimalisere informasjonsflyten.

3. Informasjonsflyt i sanntid for en bedre kundeopplevelse

Sanntidsinformasjon er svært nyttig for alle som er  involvert i en feltservicejobb, for eksempel serviceteknikeren, feltarbeideren og spesielt sluttkunden. Et økende antall kunder ønsker å se moderne teknologi med funksjoner som sanntidsoppdateringer, teknikerens lokasjon, muligheter for toveiskommunikasjon med mer. Mange kunder er også villige til å betale en premium fee for slike tjenester som forbedrer kundeopplevelsen deres. I tillegg til en bedre kundeopplevelse, er sanntidsinformasjon også nyttig for feltservicearbeidere og serviceteknikere siden de effektivt kan dele informasjon gjennom en nettbasert plattform i stedet for å ringe fram og tilbake om oppdateringer og plutselige endringer.

4. Forbedrede verktøy for tidseffektiv administrasjon

Historisk sett har det vært vanskelig for ledere å ta ledelsen i feltservicearebidet og overvåke kvaliteten på tjenesten innad i teamet. Med en responsiv software og forbedrede planleggings- og administrasjonsverktøy trenger ikke ledere å bruke like mye tid og energi på denne prosessen. Ledere må tenke på måter å effektivisere feltservice-prosessen ved å fjerne så mange hindringer som mulig for kontor- og feltarbeidere. Et field service management system kan bidra til effektiviteten ved å gjøre jobb- og ressurstildeling raskere og gjøre det enkelt å følge for alle ansatte.

5. Ressursstyring for å redusere kostnader

God ressursstyring kan gi et betydelige kostnadskutt, dersom eiendeler som maskiner og kjøretøy brukes til sitt fulle potensial. Økt nedetid og ineffektiv bruk av ressurser vil ha negativ effekt på fortjenestemarginer og hele verdikjeden. Ved å spore og måle ressursbruken ved hjelp av et feltservicesystem, kan du ta forutseende beslutninger og utvikle driften i retning av en mer kostnadseffektiv serviceprosess.

Konklusjoner

Enkle løsninger på utfordringer innen feltserviceledelse kan ha en umiddelbar effekt på din lønnsomhet, kvalitet og kundetilfredshet. Det første trinnet er å digitalisere ved å  investere i et field service management system for å automatisere oppgaver, redusere feil og få større innsikt.

Lime Work Order er det beste av to verdener: Styrken og fleksibiliteten i Lime CRM, kombinert med arbeidsordrestyring for sømløse prosesser. Alt i et system for å forenkle hverdagen din.