HSB Malmö

HSB Malmö har brukt Lime CRM siden 2016 for å håndtere data og forbedre arbeidsprosessene sine. Da de nylig gikk over fra skrivebordsversjonen til nettklienten, fikk de ikke bare et mer brukervennlig system, men også flere uventede fordeler.

Modernisering og mobilitet med nettklienten

HSB Malmö har lenge brukt Lime CRM for å holde oversikt over sine BRF-kunder, kontaktflater, medlemmer, saker, avtaler og tjenester.

Beslutningen om å gå over til nettklienten ble tatt både for å modernisere systemet ved å utnytte skyløsninger og for å gi brukerne en mobilvennlig og plattformuavhengig løsning.

Nye muligheter og mer effektive arbeidsflyter

Prosjektet har ført med seg både muligheter og utfordringer, og har vært et viktig skritt mot mer effektive arbeidsprosesser. Resultatet ble en tydelig forbedring sammenlignet med den gamle skrivebordsversjonen.

Maria Schmidt, virksomhetsutvikler innen forvaltning, og Cecilia Walles, Key Account Manager i HSB Malmö, deler sine erfaringer med overgangen og hvordan Lime har påvirket deres arbeidsmetoder.

Se vår løsning for eiendomsbransjen

Finn din bransje her

Positive ringvirkninger

Takket være et grundig forarbeid før overgangen til nettklienten, oppdaget HSB Malmö nye måter å utnytte Lime CRM på for å effektivisere arbeidet. Prosjektet har også ført til at flere ansatte nå bruker systemet.

– Vi mener det er utrolig viktig å ha en helhetlig kundebilde, og vi ønsker å samle all kundeinformasjon på ett sted, forklarer Maria Schmidt. Derfor vil vi selvfølgelig også få alle medarbeidere inn i systemet for å maksimere bruken av kundedata.

En annen fordel med prosjektet er forbedret datakvalitet i andre systemer, som PM og Agresso, ettersom disse nå henter og viser informasjon direkte i Lime CRM.

– Det handler om god registerforvaltning – vi vil gjøre ting riktig fra starten av. Lime CRM hjelper oss med å oppdage feil, slik at vi kan korrigere dem, sier Maria Schmidt.

«Nå er det ikke lenger et problem hvis en kollega er syk – takket være den delte oversikten over sakene våre, går ingenting tapt. Lime har virkelig gjort arbeidsdagen vår enklere.»

Cecilia Walles

Key Account Manager

HSB Malmö

Tilpasning og effektivisering

Underveis har HSB Malmö gradvis tilpasset systemet etter de ansattes behov. Cecilia Walles forteller hvordan de har jobbet med startsidene for å gjøre dem til så effektive snarveier som mulig:

– Vi tilpasser infotilene våre etter hvert som medarbeiderne oppdager hva de trenger å se. Hvis vi får en tilbakemelding som “Jeg må kunne følge saken hele veien”, løser vi det ved å legge til en infotile eller snarvei, slik at det blir enkelt å finne riktig informasjon.

Lærdommer og videre forbedringer

Selv om resultatet har vært svært positivt, har ikke overgangen til nettklienten vært helt problemfri.

– Det er klart at alt ikke har gått knirkefritt. Noen ting ser vi i etterkant at vi burde gjort annerledes, reflekterer Maria Schmidt.

– For eksempel måtte en del data migreres i ettertid, noe som hadde vært langt enklere hvis vi hadde forutsett det tidligere.

I tillegg har de erfart at mer opplæring er nødvendig for at medarbeiderne skal forstå og utnytte alle funksjonene i Lime fullt ut.

– Når en medarbeider klager på at de savner en funksjon, er svaret ofte at funksjonen allerede finnes – det handler bare om å bli bedre kjent med systemet, sier Maria Schmidt.

Alltid oppdatert

Overgangen til nettklienten gir også fordeler som enklere håndtering av programvaren i skyen. Dette betyr at HSB Malmö alltid har den nyeste versjonen, uten behov for manuelle serveroppgraderinger – noe som sparer både tid og ressurser.

Ett verktøy for alle – også jurister

En viktig milepæl i prosjektet var å integrere juristene i Lime CRM, noe som ble mulig gjennom funksjonen for tilgangsstyring.

– Takket være denne funksjonen kan kun juristene se sine egne saker, forklarer Maria Schmidt.

Tidligere jobbet juristene i et separat system, men nå er de fullt integrert i Lime – med svært positive resultater.

– Juristene er strålende fornøyde, konstaterer Maria Schmidt.

«Lime CRM hjelper oss med å oppdage feil, slik at vi kan rette dem opp.»

Maria Schmidt

Virksomhetsutvikler for forvaltning

Delt oversikt over saker

En av de største fordelene med Lime CRM er den delte oversikten over saksbehandlingen.

– Nå er det ikke et problem om en kollega er syk eller må være hjemme med barn. Takket være den delte visningen av sakene våre, faller ingenting mellom stolene. Lime har virkelig gjort hverdagen enklere for oss, sier Cecilia Walles.

Dette har redusert avhengigheten av enkeltpersoner og sikret at saker ikke blir liggende ubehandlet i individuelle innbokser.

Full kontroll

Cecilia Walles beskriver Lime CRM som et uvurderlig verktøy, særlig når hun skal møte borettslag.

– Jeg pleier å sjekke historikken i Lime CRM før et møte. Da får jeg raskt oversikt over hva som har skjedd siden sist, om en kollega nylig har vært der, og hva de har diskutert.

En bedre fremtid med Lime

Cecilia Walles og Maria Schmidt ser lyst på fremtiden med Lime CRM og jobber kontinuerlig med forbedringer. Målet er å redusere personavhengighet og inkludere alle i saksbehandlingen for å skape en mer robust og effektiv arbeidsprosess.

Oppsummert har overgangen til nettklienten forbedret arbeidsflyten, gitt bedre oversikt og ført til økt bruk av systemet.

– Lime CRM i nettversjon ser jo også bedre ut. Litt penere rett og slett – selv om utseendet ikke er alt, sier Maria Schmidt med et smil.

– Vi snakker om Lime på en annen måte nå, det har blitt en naturlig del av arbeidsdagen vår, avslutter Cecilia Walles.

Er det din tur?

Nysgjerrig på å lære mer om HSB Malmös løsning og hvordan du kan oppnå de samme resultatene?

Book en personlig demo

Se hva vi tilbyr din bransje

Dette er HSB

Med rundt 677 000 medlemmer, hvor majoriteten er beboere og bosparere, er HSB Sveriges største boligkooperasjon og en ledende aktør innen boligutvikling. HSB planlegger, finansierer, bygger og forvalter boliger over hele Sverige.