Effektivisera arbetsflödet med ett arbetsordersystem
Ge kollegorna på fältet verktygen för att hantera arbetsorder mer effektivt. Med Work Order skapar du upp arbetsorder direkt från ärenden i Lime CRM och skickar till rätt kollega. Sköt sedan allt från dokumentation till rapportering direkt i mobilen.
Med Work Order i Lime CRM hanteras hela arbetsflödet i ett och samma verktyg så att inga ärenden faller mellan stolarna.
Vad är ett arbetsordersystem?
En arbetsorder innehåller instruktioner om hur ett uppdrag ska utföras. Den kan till exempel innehålla instruktioner om plats, tid, omfattning, förväntningar och vem som ska utföra jobbet.
Med ett arbetsordersystem blir allt digitalt. Arbetsorder skapas, delas och hanteras smidigt online, så kollegorna på fältet slipper ta med sig fysiska papper under sina uppdrag.
Mobil arbetsorderhantering effektiviserar och automatiserar hanteringen av arbetsorder för era installatörer, tekniker, reparatörer och utesäljare. Kunderna får hjälp snabbare och ni slipper vänta på rapportering eftersom det sker direkt i systemet.
Detta kan du använda ett arbetsordersystem till
Från tekniker till utesäljare – ett arbetsordersystem kan fylla flera viktiga funktioner för anställda som jobbar utanför kontoret. Här är 6 vanliga exempel på hur det kan användas:
- Underhåll och reparation av utrustning: Ett arbetsordersystem är oumbärligt för alla företag som jobbar med underhåll och reparation av någon typ av utrustning. Teknikern som utför arbetet kan inte bara dokumentera och klarmarkera arbetsordern. Den kan också se detaljerad information om maskinens servicehistorik och manualer direkt i systemet.
- Installation av nya system och produkter: Vare sig det handlar om installation av solpaneler, värmesystem eller kaffeapparater, kan arbetsordersystemet effektivisera hela processen från start till mål. Steg-för-steg-instruktioner hjälper teknikerna att genomföra installationen på rätt sätt. Teknikerna har också allt från tekniska ritningar till säkerhetsföreskrifter nära till hands direkt i arbetsordern.
- Felsökning och akuta reparationer: För verksamhetskritiska maskiner eller system kan det vara avgörande att snabbt kunna skapa en arbetsorder så fort de går sönder, så att en tekniker kan komma ut och felsöka och åtgärda problemet.
- Löpande support och serviceavtal: Företag som erbjuder löpande support och serviceavtal kan enkelt skapa och följa upp på kundärenden med hjälp av arbetsorder. Vare sig det gäller hyresgäster som anmäler stopp i avloppet eller att planera återkommande rutinunderhåll av maskiner omfattade av serviceavtal.
- Resursplanering och schemaläggning: Använd arbetsordersystemet för att schemalägga och fördela uppgifter mellan fältarbetare, så att rätt person är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Detta kan exempelvis användas av projektledare inom byggbranschen där olika team behöver prioritera olika uppgifter, eller fastighetsförvaltare som planerar underhåll av fastigheter.
- Dokumenthantering: Arbetsordersystemet kan användas för att dokumentera information kopplat till arbetsuppgifter. Både för att förenkla rapportering och uppföljning, och för att skicka en rapport till kund med info om vad som genomförts.
Så effektiviserar Lime CRM arbetsorderhanteringen
Lime CRM är ett flexibelt CRM-system som kopplar samman alla era avdelningar med kunderna i mitten. Med Work Order i Lime CRM får du ett enkelt och sömlöst flöde för arbetsorderhantering i ett och samma system. En arbetsorder skapas enkelt upp från ett ärende, projekt annat objekt i Lime CRM. Arbetsordern planläggs och skickas till rätt kollega, som sen genomför arbetet och rapporterar det direkt i Lime CRM. Work Order ger alltså kollegorna på fältet ett mobilt verktyg för att hantera arbetsflöden och genomföra sina uppdrag så smidigt som möjligt.
Såhär ser ett typiskt arbetsorderflöde med Work Order i Lime CRM ut:
- Ett nytt ärende skapas i Lime CRM. Här kan du välja mellan att sätta arbetsordern på en utförare direkt, skicka till en grupp där utförarna plockar arbetsorderna själva, låta systemet fördela arbetsordern till en standardutförare, eller baserat på beläggning.
- En arbetsorder fördelas till utföraren på fältet som ska genomföra uppdraget.
- Utföraren tar emot arbetsordern direkt i mobilen.
- Utföraren genomför uppdraget, fyller i eventuellt protokoll, uppdaterar statusen till ”genomförd” och lägger till annan nödvändig information om vad som har gjorts, eventuellt även ett foto för dokumentation.
- Det ursprungliga ärendet uppdateras automatiskt med all information från arbetsordern.
Kraftfulla funktioner för din arbetsorderhantering
Resursallokering
Ett enkelt sätt att fördela arbetsorder till tillgängliga medarbetare.
En lista av arbetsorder
En färgkodad, överskådlig prioriteringslista som ger fältarbetarna en visuell översikt.
Dokumentation
Sköt all dokumentation direkt på arbetsordern. Ta enkelt bilder med några få klick och spara ner för framtida referens.
Visa på karta
Visa flera arbetsorder på en karta, eller visa kartan för en enskild arbetsorder och öppna upp adressen direkt i Google Maps
Protokoll
Ett smidigt protokollverktyg som säkerställer att rätt saker görs på rätt sätt och rapporteras enhetligt.
Rapportera tid och material
Logga tid och material direkt på en arbetsorder för enkel fakturering.
Schemalägg arbetsorder
Spara tid med automatiskt återkommande arbetsorder utifrån avtal och löpande underhåll.
Resursplanerare
Ett visuellt verktyg som gör det möjligt att fördela arbetsorder till medarbetare baserat på deras tillgänglighet.
Effektivare ärendehantering för Veidekke
När Veidekke letade efter ett ärendehanteringssystem föll valet på Lime CRM och idag används systemet av allt från servicetekniker och underentreprenörer till projektledare på Veidekke.
En tydlig effekt av införandet är att ärenden nu åtgärdas snabbare. Detta tack vare att medarbetarna har bättre koll på vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska göras. Work Order ser till att en arbetsorder kan hanteras av såväl kollegor internt, som underentreprenörer ute på fält.
Arbetsorder + Ärendehantering = Sant
Att hålla kunden välinformerad om statusen på deras ärende är en självklarhet för ökad kundnöjdhet. Genom att koppla samman Work Order med ärendehanteringen i Lime CRM håller ni automatiskt kunden uppdaterad när ett ärende skapas, påbörjas eller avslutas. Allt med automatiserade meddelanden direkt till kunden – utan att du behöver lyfta ett finger. Dessutom får alla inblandade tillgång till information och att dela den, oavsett om det är er egen personal, eller underentreprenörer och partners.
För företag som använder serviceprotokoll i arbetsorder kan en koppling till ärendehanteringen automatiskt skicka ett sammanfattande protokoll till kunden när arbetet är klart. Resultatet? Kunden känner sig sedd och medarbetare slipper onödig administration.
Vill du dyka djupare i ämnet om ärendehantering? Läs vår artikel om hur du effektiviserar din kundtjänst med ett ärendehanteringssystem.
Redo att ta arbetsorderhanteringen till nästa nivå?
Låt oss tillsammans hitta lösningen som gör det enklare för er personal på fältet, förenklar rapportering och uppföljning, samt bidrar till nöjdare kunder.
Inspireras av våra nöjda kunder
-
Läs kundberättelse: PSD Bank Nürnberg
PSD Bank Nürnberg
Deras chatbot hanterar nästan 70 % av kundförfrågningarna. Så använder PSD Bank Nürnberg AI för att effektivisera sin verksamhet.
-
Läs kundberättelse: Ekeri Sverige
Ekeri Sverige
”Tack vare Lime Intenz har vi lyckats nå insikten att vi kan nå våra tillväxtmål genom att välkomna de nya…
-
Läs kundberättelse: Cosco Shipping Lines
Cosco Shipping Lines
Med Lime CRM fick Cosco Shipping ett användarvänligt system som är enkelt att använda och ger full överblick. Läs mer…
