Så når du i fastighetsbranschen dina mål med rätt KPI:er

Vad betyder KPI?

Förkortningen KPI står för Key Performance Indicator. Med andra ord: Ett nyckeltal som mäter er prestation. KPI:er används ofta för att mäta den ekonomiska utvecklingen, eller för att utvärdera resultatet av olika aktiviteter. Man mäter alltid KPI:er inom en avgränsad tidsperiod.

Genom att mäta rätt KPI:er får du en tydlig bild av om du och ditt företag kommer nå era mål. KPI:er kan även hjälpa ditt bolag att få en enad riktning.

Hur ditt bolags affärsprocess ser ut avgör vilka KPI:er som är värdefulla att hålla koll på. Vi återkommer till vilka nyckeltal som ofta är extra viktiga för er i fastighetsbranschen (främst kommersiella fastighetsägare och bostadsutvecklare) längre ner i artikeln.

You had me at nå era mål, enad riktning och tydlig bild. Jag vill se hur detta fungerar nu direkt!

Detta får ni om ni mäter KPI:er

Genom att sätta och mäta KPI:er kan ni:

1) Maximera er potential och enklare nå era mål

Genom att ta fram KPI:er för er uthyrningsgrad eller försäljningsnivå varje månad är det enkelt att följa upp om ditt team levererar i linje med budget. Detta gör att du snabbt kan justera er strategi och anpassa er till marknaden.

2) Allokera era resurser rätt

Genom att jämföra era nyckeltal med varandra så kan du enklare ta strategiska beslut om att allokera rätt resurser till rätt plats. För dig inom kommersiella fastighetsbolag kan det handla om att kunna se var det kostar mest att ha vakanta lokaler, och för dig inom bostadsutveckling handlar det om i vilket projekt det finns mest pengar att tjäna.

3) Få varje individ att prestera bättre

Att följa upp på individnivå är något vi ser förbättrar resultaten för många bolag. Våga sätta mål med tydliga KPI:er för att regelbundet följa hur det går, kunna stötta dem som inte når sina mål och premiera dem som lyckas.

4) Ta smarta beslut som hjälper bolaget att växa

Med hjälp av rätt KPI:er och pålitlig data blir det enklare att ta beslut i strategiska frågor, till exempel om ni ska avyttra ett område som inte är lönsamt, se hur lång tid en affär tar, eller hur många vakanser ni har i förhållande till inkommande leads.

5) Göra mer av det som funkar och skrota det som inte funkar

Nyckeltalen du mäter, och datan du får ut av detta, ska givetvis omvandlas till lärdomar som du kan använda i framtida projekt. Så se till att dra slutsatser av hur mycket era olika insatser ger er.

Rätt KPI:er enar bolaget

Att arbeta med KPI:er på avdelnings- eller bolagsnivå är viktigt för långsiktiga resultat. Förankra era KPI:er i hela bolaget så att alla rör sig mot ett gemensamt mål, även om vägen dit ser olika ut beroende på roll och avdelning. För att kunna sätta rätt KPI:er måste du utgå från just ditt bolags övergripande mål och strategi.

Med det sagt så finns det ändå vissa nyckeltal som de flesta bolag inom kommersiella fastighetsägare eller bostadsutveckling använder för att mäta sin framgång. Dessa ska vi gå genom nu.

Smarta KPI:er för fastighetsbranschen

1) Sätta upp mål på ökad årshyra per område

Undersök hur mycket du och dina kolleger behöver öka era intäkter, och gå vidare med nödvändiga insatser som tar er dit. Kanske ni behöver omförhandla kontrakt, erbjuda kringtjänster till befintliga kunder, eller göra anpassningar för att locka hyresgäster som genererar mer intäkter?

2) Mål och vunnen kvadratmeter per område

Ett tips här är att följa var era vunna kvadratmeter kommer ifrån: Är det från konkurrenter eller interna utökningar av befintliga kunder? Detta är givetvis data som ni kan tagga i ert CRM för att få enkel överblick.

Tips! Punkt 1 och 2 är också intressanta att titta på tillsammans. Får ni mer intäkter för att ni växer i kvadratmeter, eller är det på grund av andra insatser ni gjort?

3) Mål och resultat av årshyra per medarbetare

Individuella KPI:er är ett bra sätt att mäta hur medarbetare presterar, och ger bättre möjligheter att stötta medarbetare på olika sätt. Du kan även se om ni får in fler leads i vissa områden jämfört med andra, och fundera på vilka insatser som kan göras. Kanske marknadsavdelningen kan hjälpa till mer? Eller behöver ni kallringa och bearbeta mer outbound?

4) Antal leads på objekt

Genom att se hur stort intresset är för specifika objekt får ni en indikation på hur snabbt ni bör få den uthyrd igen. Om intresset är större än väntat kanske ni kan ta mer betalt. Om intresset å andra sidan är svalt kanske ni ska ta nya bilder, marknadsföra objektet annorlunda eller investera i en renovering.

5) Antal generella intresseanmälningar

Om ni har många objekt som kommer bli vakanta i ett område och antalet generella intresseanmälningar är lågt behövs en insats för att höja intresset. Eller är det kanske dags att sälja? Stora strategiska beslut blir lättare att ta när du har rätt data som underlag.

6) Hit rate för intressenter som blir kunder

Ta antalet vunna affärer och dividera med hur många personer du varit i kontakt med, då får du fram din hit rate. Med hjälp av detta nyckeltal kan du beräkna hur många kontakter som behövs för att nå era mål inom uthyrning/bostadsförsäljning.

7) Genomsnittligt värde per affär

Att plocka de lägst hängande frukterna kan kännas som den enklaste vägen framåt, men glöm inte att utvärdera vilka affärer som har högst genomsnittligt värde.

Om du jobbar inom kommersiell fastighetsuthyrning tittar du antagligen på nettouthyrningen, där man ofta räknar på kostnaden för uppsagda kontrakt och intäkterna för nya kontrakt. Men glöm inte att inkludera investeringskostnaden för att ta in en ny kund i beräkningen. I denna kostnad kan allt från marknadsföring till ombyggnation ingå.

I den totala nettouthyrningen räknas alltså summan av de uppsagda kontrakten, de nya kontrakten och investeringskostnaden. Genom att sätta strategiska KPI:er kan ni enklare säkerställa att ni fokuserar på just de aktiviteter som hjälper er nå ett positivt resultat.

Individuella mål

Genom att sätta individuella mål med tydliga KPI:er kan du sporra varje enskild medarbetare till att prestera bättre, enklare hitta dem som behöver mer stöd, och belöna dem som lyckas.

Tips! Genom att identifiera de vassaste säljarna och ge dem den uppskattning de förtjänar så ökar chansen att de stannar i bolaget istället för att söka sig vidare. Kostnaden för att tappa en erfaren säljare är alltid betydligt större än att belöna den samme.

Bra KPI:er för att mäta prestationen hos enskilda medarbetare:

• Antalet aktiviteter per månad (möten, samtal, visningar)
• Antalet nya affärsdialoger (egen bearbetning)
• Antalet sålda bostäder eller kvadratmeter i förhållande till årshyran.
• Antal vunna affärer, inklusive värdet och storleken.

Vi vet att detta är viktigt, därför har vi utvecklat vår egen funktion i Lime CRM. Vi kallar det Lime BI, där BI står för Business Intelligence. Kombinationen av kvalitativa och kvantitativa data som hämtas direkt från ditt CRM-system ger dig all information som behövs för att ta smarta beslut.

Med Lime BI kan du bland annat

• Definiera dina KPI:er direkt i CRM-systemet.
• Följa aktiviteter som säljsamtal eller visningar
• Skapa dashboards, t.ex. över er pipeline eller kommande vakanser
• Mäta fördelningen av inkommande leads per objekt/område.
• Skapa anpassade dashboards efter individ, avdelning eller hela företaget
• Göra statistik kul och engagera hela företaget.
• Dela data utanför CRM-systemet, exempelvis med ledningsgruppen inför viktiga beslut.
  

Nyfiken på hur detta fungerar i verkligheten?

Oavsett om du redan har Lime CRM eller bara är nyfiken på hur du och ditt företag kan bli bättre på att arbeta med KPI:er och BI-verktyg: Hör av dig till oss i Limes fastighetsteam, vi pratar gärna mer!