Så skriver du en offert som ökar din hit rate

Hitta rätt offertmall för din affär!

Ett par sökningar bort hittar du offertmallar för alla möjliga verksamheter. Vilka fungerar och vilka ska du undvika att använda? Här kommer några frågor som hjälper dig att hitta rätt.

• Säljer ni tjänster eller produkter?
• Säljer ni tjänster som omfattar ROT- eller RUT-avdrag?
• Använder ni en eller flera momssatser så att de behöver vara specificerade?
• Hur fungerar era betalningsvillkor och/eller betalningsalternativ?

Ditt erbjudande påverkar vad en offert behöver innehålla. Om du använder en färdig offertmall bör du även säkerställa att den är uppdaterad i enlighet med rådande regler och lagstiftning. Detta gäller särskilt om offerten innehåller generella användarvillkor, eftersom en offert är ett bindande avtal för båda parter. Med ett CPQ addon till ditt CRM-system kan du enkelt se till att hålla dina offerter uppdaterade med den senaste informationen som behövs.

Fyll offerten med rätt innehåll

En offert kan vara en eller flera sidor lång, det viktigaste är att kunden tydligt förstår vad du erbjuder och till vilket pris. Din offert ska vara enkel att jämföra med andra offerter. Det finns inga lagkrav på vad en offert ska innehålla, men du ökar dina chanser till en affär om innehållet följer vissa normer.

Din offert bör alltid innehålla:

• företagsnamnet eller säljarens namn
• beskrivning av produkten eller tjänsten som ska levereras
• pris och eventuella rabatter
• specifik moms och skattesats
• datum för leverans
• villkor för leverans och betalning
• giltighetstid för offerten.

Förutom själva erbjudandet lägger många företag till en sida om sig själva som avsändare. Även om offerten gäller en liten tjänst eller produkt, är detta ett smart tillfälle för att kort beskriva vilka andra tjänster du kan erbjuda kunden framöver.

Paketera informationen i er grafiska design. Då blir varumärket en tydlig avsändare, vilket är särskilt viktigt i konkurrensutsatta situationer. Så hur skriver du då en tydlig offert?

Så skriver du en offert som blir läst

Vi har alla mötts av offerter som ägnar de tre första sidorna åt merförsäljning eller att förklara hur otroligt duktig leverantören är. Visst är det härligt att höra, men för en potentiell kund kan det upplevas som både överflödigt och påträngande.

En bra offert är tydlig

Din offert ska på ett enkelt sätt visa vad du erbjuder och till vilken kostnad för kunden. Om du säljer paketlösningar är det såklart viktigt att lyfta kundvärdet och USP:ar (Unique Selling Points), så kunden lätt kan jämföra och se att ni levererar mer och bättre än konkurrenterna.

… säljande

Försäljningen tar inte slut efter att du lagt på luren eller lämnat mötesrummet. Din offert måste vara skriven på ett sätt som får kunden att fortsatt vilja ha dina tjänster. Du kan till exempel börja med något som sticker ut: “Vår lösning X har sparat våra kunder över 15 procent av deras löpande kostnader”. Våga sticka ut – då kommer kunden ihåg just dig.

… utgår från kundens perspektiv

Vilka frågor har kunden i detta läge? Se till att besvara dem i offerten. Beskriv hur din lösning skapar värde för kunden, och varför ni är ett bättre val än era konkurrenter. Det handlar inte om att svartmåla någon annan utan att lyfta fram era styrkor. Har ni en fantastisk supportavdelning? Berätta vad kunden kan få hjälp med. Lyft gärna in ett eller flera citat från referenser i offerten för att stärka dina argument.

… och är inte för lång

Offertspecifikationen med ditt erbjudande får inte bli alltför lång och oöverskådlig. Sidan som specificerar erbjudandet bör, i de flesta fall, inte vara mer än en sida lång. Förutom specifikationen innehåller de flesta offerten en beskrivning av din verksamhet, eventuella avtalsvillkor, en sida om tjänster eller produkter med referenser och givetvis ett snyggt försättsblad. Håll sidorna luftiga och använd en textstorlek som inte kräver förstoringsglas för att läsa.

Du vet väl att i Lime Sales får du tillgång till flera offertmallar utan extra kostnad? Redo att laddas ner, anpassas för ditt erbjudande och skickas ut till kund direkt från systemet.

Läs igenom din offert innan du skickar den!

Läs igenom din offert: Är informationen relevant? Det är den viktigaste frågan av de alla. När du skriver en offert vill du utgå från kundens perspektiv. Vilka behov har kunden, och hur kan du möta de behoven?

När du har gått igenom ovan punkter och skapat en offert som är tydlig och säljande med ett kundperspektiv – utan att vara alltför lång – är det dags att läsa igenom den.

Slarvfel och syftningsfel ger ett dåligt intryck som du lätt kan tackla med ett enkelt ordbehandlingsprogram. Eller varför inte låta en kollega läsa igenom offerten innan du trycker på “skicka”? Ingen vill förlora en affär på grund av slarv!

När kunden säger ja är offerten ett bindande avtal

Din offert har nu skickats till kunden. I de flesta fall finns nu tre alternativ:

1. “Ja” Kunden accepterar offerten, detta kallas för ren accept.
2. “Kanske” Kunden accepterar offerten med vissa ändringar som kunden själv skickar som motförslag. Detta kallas för oren accept.
3. “Nej” Kunden avböjer offerten.

Vid ren accept blir offerten ett bindande avtal. Även ett muntligt svar anses i de flesta branscher som bindande. Om kunden tackar nej eller svarar med en oren accept, är avtalet inte bindande.

För alla parters skull rekommenderar vi att du ändå begär ett skriftligt svar eller kompletterar med ett avtal efter att offerten har godkänts. Avtal innehåller ofta mer detaljerade villkor än offerten och ska signeras digitalt eller skriftligt.

Med elektronisk signering är det bara att skicka vidare offerten till kund. Du får en notis så snart offerten är signerad, dokumentet sparas i ditt CRM och kunden får en kopia skickad till sig. Det är enkelt, tidssparande och framför allt säkert!

Börja skicka bättre offerter redan idag!

Med hjälp av ett CPQ addon till ditt CRM-system kan du enkelt skapa snygga och säljande offerter. CPQ står för Configure Price Quote och är en systemlösning för att kunna generera offerter. Med CPQ på plats sparar du tid vid skapandet av offerter och kan enkelt skapa felfria offerter. Med Lime CRM och CPQ får du ett komplett system som hjälper dig bli effektivare i din försäljning, så du kan konsekvent kan avsluta mer affärer.

Vill du veta mer om hur CPQ kan hjälpa dig få bättre offerter?