Effektivare ärendehantering med Lime CRM
Vill du förbättra din ärendehantering och arbeta på ett modernt och digitalt sätt?
Vad är ärendehantering?
Ärendehantering, ibland kallat ticketing, case management eller ticket management, handlar om att på ett enkelt och strukturerat sätt samla och dokumentera information om kunders ärenden i ett ärendehanteringssystem. Denna typ av ärenden brukar oftast kallas för tickets i ett ärendehanteringssystem.
Utmaningen med många kundkontakter
Oavsett vad det handlar om är alla kunders ärenden lika viktiga. Samtidigt kan många dagliga kundkontakter göra det svårt att ha koll på alla kontaktpunkter som kunderna har med din organisation. Idag är kundens kontaktvägar till ett företag många:
- Samtal eller e-post till kundtjänst
- Kontaktformulär på hemsidan
- Chat via hemsidan eller i en digital tjänst som till exempel en kundportal
- E-post till dedikerad kontaktperson eller säljare
- Kontakt via sociala medier
Det är med andra ord lätt att något faller mellan stolarna. Med digital ärendehantering blir det enklare att få kontroll över hela processen. Du kan enkelt hantera varje ärende med hjälp av ett unikt ärendenummer som kopplas till er samlade information om den specifika kunden. Det gör det enkelt för alla handläggare att snabbt kunna hjälpa kunden både vid första, andra eller tredje kontakten.
Digital ärendehantering lägger grunden för ett proffsigt bemötande
Alla organisationer och företag hanterar idag stora mängder information, inte minst om sina kunder. Utmaningen är ofta att informationen är utspridd i flera system, vilket gör det svårt att skapa en komplett översikt över vad som händer.
Men var lugn, du är inte ensam! Med digital ärendehantering tar du enkelt kontroll över kommunikationen och återkopplingen till kunderna. Ett CRM-system, så som Lime CRM, kan koppla samman ert affärssystem, marknadsföringssystem och kundregister med er telefonväxel, så att alla kontaktytor syns på ett och samma ställe.
Det lägger grunden för ett proffsigt bemötande av varje kund och och ger dig full överblick över vad som sagts, gjorts och lovats.
Känner du igen dig i något
av dessa exempel?
- Säljaren ringer upp en kund som kundtjänst redan har kontaktat
- Marknadsavdelningen skickar ut information om en utbildning som kunden redan tackat nej till
- Supporten har ingen aning om vad som meddelades vid den senaste interaktionen och kan inte ge rätt ärendehantering direkt
6 fördelar med digital ärendehantering
Samlar all kundinformation på ett ställe
Med elektronisk ärendehantering i ett CRM-system samlas all information om kunden på ett ställe. Alla kundens tjänster, produkter och kontaktuppgifter är bara några exempel på information som kan samlas i ert ärendehanteringssystem.
Med digital ärendehantering loggas även varje interaktion och uppdatering i systemet. Det ger er full spårbarhet över ärendens livscykel och gör det enklare att se vem som har gjort vad och när, vilket underlättar den interna uppföljningen och extern rapportering.
Effektivitet med kvalitetssäkrade rutiner
Det är enkelt att kvalitetssäkra era rutiner när ni hanterar alla kundärenden i ett gemensamt CRM-system. Med anpassade checklistor kan ni hjälpa era handläggare genom ärendets olika moment, vilket säkerställer en hög och jämn kvalitet på servicen.
Digital ärendehantering gör det även möjligt att samarbeta i realtid på ett och samma ärende. Medarbetare kan dela information, kommentera på ärenden och hantera arbetet tillsammans oavsett var de befinner sig. Det leder till snabbare lösningar och en mer sammanhållen arbetsprocess.
Bättre kundservice med integrerade kanaler
Med en digital ärendehantering för kundservice är det möjligt att integrera flera olika kommunikationskanaler. Dina kollegor kan se all tidigare kommunikation med kunden och hjälpa till även dagen efter, utan att kunden behöver upprepa sig.
Genom att erbjuda snabbare och mer träffsäker kundservice förbättras kundupplevelsen. Kunder som får en snabb och effektiv lösning på sina problem är mer benägna att vara lojala mot ditt företag och rekommendera det till andra.
Snabbare och bättre beslut med data i realtid
Genom att få tillgång till korrekt och uppdaterad information och statistik i realtid får ni möjlighet att fatta bättre beslut snabbare.
Ledare kan enkelt identifiera trender, följa upp nyckeltal eller agera proaktivt på eventuella problem de ser.
Enkel och relevant uppföljning
När ni tar kontroll över samtliga kontaktpunkter blir det också enklare att följa upp vilka kunder som är inaktiva. Genom insikter i statistiken kan ni återaktivera inaktiva kunder via e-post eller andra kommunikationskanaler, och fokusera på de insatser som ger bäst utdelning.
Minskade kostnader och ökad effektivitet
Med funktioner så som AI Chatbot och Smart FAQ, löser Lime CRM upp till 80% av alla kundfrågor, vilket frigör arbetskraft för mer komplexa ärenden. Genom att automatisera delar av arbetsuppgifterna minskar behovet av manuell dokument och ärendehantering, vilket sparar tid och pengar.
Effektiv ärendehantering med Lime CRM
Så vad är hemligheten bakom nöjdare kunder? Svaret är att leverera kundservice i världsklass! Med bra kommunikation och snabb uppföljning har ni alla förutsättningar för att lyckas, och digital ärendehantering är en av nycklarna till ökad framgång. Den vanligaste anledningen till att en kund säger upp sina tjänster är att kunden känner sig nonchalerad.
Genom att samla alla kontaktpunkter i ett ärendehanteringssystem får ni:
Kvalitetssäkrade rutiner
- Anpassade checklistor: Hjälper handläggare att följa rätt processer.
- Gemensamt ramverk: Minskad risk för att medarbetare använder egna rutiner.
- Högre servicekvalitet: Alla kunder får samma höga standard på servicen.
Integrerade kanaler för bättre kundservice
- Samlad kommunikation: Se all tidigare kontakt med kunden.
- Snabbare respons: Hjälper kunden effektivt utan att de behöver upprepa sig.
- Ökad kundnöjdhet: Personlig och informerad service vid varje kontakt.
Automatisering och effektivitet
- Automatiserad ärendefördelning: Automatiskt tilldelade ärenden till rätt avdelning eller handläggare.
- Standardiserade svarsmallar: Fördefinierade mallar för vanliga frågor och svar.
- Integration med andra system: Sömlös integration med era befintliga system så som ERP, e-postklienter, CPQ med mera.
Flexibelt och anpassningsbart
- Anpassningsbart gränssnitt: Skräddarsydda dashboards och vyer så ni ser relevant information direkt.
- Mobilitet: Onlinebaserat ärendehanteringssystem som gör att ni kan arbeta i systemet oavsett vilken plats ni befinner er på.
- Skalbarhet: Flexibelt och skalbart, Lime CRM kan enkelt anpassas för att möta era framtida behov.
Genom att samla er kundservice i ett gemensamt system för ärendehantering får ni med andra ord full kontroll över er kommunikation, snabbare svarstider och nöjdare kunder som stannar kvar längre.
Ta ditt nästa steg mot bättre ärendehantering
Vill du också få bättre ärendehantering och börja arbeta på ett modernt och digitalt sätt?
Veidekke minskade dubbelarbete och höjde kvaliteten med hjälp av Lime CRM
Bristande återkoppling till kunderna gjorde att Veidekke ville uppdatera sitt ärendehanteringssystem. Kundinformation fanns på flera olika ställen, vilket gjorde det svårt för kundtjänst att få en översikt och ge rätt återkoppling.
Efter att ha jämfört flera alternativ valde Veidekke en anpassad lösning från oss på Lime. Vi var den enda leverantören som mötte samtliga krav på funktionalitet, bland annat med integration till Veidekkes ekonomisystem Agresso.
Vill du få bättre ärendehantering?
Låt oss tillsammans hitta lösningen som ger dig mer kunder och förvandlar dina befintliga kunder till ambassadörer för ditt företag!